Managed Print Service: Optimaliseer Jouw Printprocessen

In een tijd waarin we streven naar efficiëntie en kosteneffectiviteit, kan het optimaliseren van jouw bedrijfsprintprocessen een aanzienlijke impact hebben. Managed Print Services (MPS) zijn daarbij een krachtig hulpmiddel, en bieden bedrijven talloze voordelen, variërend van verlaagde kosten tot verbeterde beveiliging en duurzaamheid. Maar wat zijn Managed Print Services precies en hoe kunnen ze helpen bij het stroomlijnen van je bedrijfsvoering?

Wat zijn Managed Print Services?

Managed Print Services zijn een oplossing voor bedrijven die worstelen met hun printinfrastructuur. MPS-providers nemen het beheer van printers, scanners en andere outputapparaten over, waardoor bedrijven de efficiëntie van hun afdrukprocessen kunnen verhogen. Het doel is om de totale eigendomskosten van printapparatuur te verlagen en operationele kosten te verminderen door het optimaliseren van het gebruik van apparatuur, het systematiseren van reparaties en het vereenvoudigen van bestelprocessen voor benodigdheden.

Kostenbesparing in Printen

Een van de meest aantrekkelijke aspecten van Managed Print Services is de belofte van kostenbesparing. De kosten van de alledaagse printopdrachten in een kantooromgeving kunnen stilletjes een groot deel van het budget innemen. Dit kan variëren van de overvloed aan ongebruikte printapparatuur tot onnodige verspilling van inkt en papier. MPS-providers voeren analyse uit om inefficiënties te identificeren, consolideren waar mogelijk het gebruik van apparaten, en implementeren printbeleidsregels die kosten verlagen.

Verbeterde Beveiliging en Compliance

Printers vormen vaak een onderbelichte ingang voor cyberaanvallen. Beheerde printservices helpen bij het verbeteren van de printbeveiliging door het controleren van toegang tot gevoelige informatie, het versleutelen van gegevens die worden verzonden naar een printer en het monitoren van het gebruik om ongebruikelijke activiteit te detecteren. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die moeten voldoen aan strikte regelgeving, zoals de GDPR.

Duurzaamheid en Groene Initiatieven

Bedrijven worden steeds milieubewuster en streven naar duurzaamheid. Managed Print Services dragen bij aan deze doelen door het verminderen van verspilling en het verantwoord omgaan met printresources. Dit betekent ook het aanbieden van groene prints oplossingen zoals milieuvriendelijke inkt en toner, recycling programmas voor oude apparatuur en zelfs het implementeren van ‘papierloze kantoren.’

Verbeterde Efficiëntie in Documentenbeheer

Efficiënt documentenbeheer is cruciaal voor elk bedrijf om de productiviteit te verhogen. Door het implementeren van Managed Print Services wordt het documentenbeheersproces gestroomlijnd. Dit omvat opslagmogelijkheden in de cloud, waardoor documenten gemakkelijk beschikbaar zijn, automatisering van veelvoorkomende taken zoals archiveren en scannen, en het afdwingen van beleidslijnen om georganiseerder te werken.

Integratie met Digitalisering

De digitalisering van processen is niet te stoppen, maar in veel gevallen is afdrukken nog steeds een noodzaak. MPS biedt een brug tussen de digitale en gedrukte  documenten, waardoor bedrijven kunnen profiteren van moderne workflows en naadloze integratie met hun bestaande digitale systemen, zoals CRM-software en logistieke platforms.

Samenvatting

Managed Print Services (MPS) gaat niet alleen over het leveren van printers en verbruiksartikelen. Het gaat over het optimaliseren van jouw hele afdrukproces, en dat heeft een domino-effect op andere gebieden van jouw onderneming. Een investering in MPS kan worden vertaald naar aantoonbare verbeteringen in efficiëntie, beveiliging, duurzaamheid en financiën. Bedrijven die deze dienst gebruiken, kunnen zich richten op hun kernactiviteiten, wetende dat het printproces vlekkeloos en betrouwbaar wordt beheerd.

Wil jij jouw printprocessen verbeteren? Overweeg dan de overstap naar een Managed Print Service en zie hoe het jouw bedrijf naar een hoger niveau tilt.