Software om uw processen binnen uw winkel te optimaliseren

Winkels hebben software nodig, daar is in het digitale tijdperk geen twijfel meer aan. Er is software nodig om kassa’s te laten draaien, voorraad aan te schaffen, etc. En vaak staan deze systemen ook in contact met elkaar. Om de communicatie tussen deze systemen en vaak met de bijbehorende afdelingen goed te laten verlopen is er ERP-software. Wij willen graag u uitleggen hoe een ERP-programma voor uw winkel kan functioneren.

Bedrijfsprocessen optimaliseren

Wij kijken eerst naar wat ERP-systeem eigenlijk is. ERP is de afkorting voor ‘Enterprise Resource Planning’. Het is de centrale taak van elke organisatie om de beschikbare middelen zo efficiënt en doelgericht mogelijk in te zetten. De term ‘middelen’ omvat zowel materiële goederen als personele capaciteiten, financiële middelen of tijd. In het tijdperk van digitale transformatie wordt meestal een ERP-systeem gebruikt om deze taak te vervullen. Met ERP-software kunnen bedrijven alle interne processen digitaal in kaart brengen. Binnen het systeem wordt een digitaal beeld gecreëerd van het hele bedrijf en al haar processen. Deze kunnen vervolgens softwarematig worden aangestuurd, geoptimaliseerd of zelfs geautomatiseerd. Maar wat betekent dit precies voor een winkel? Wat zijn nu de functionaliteiten en voordelen? Is het mogelijk om andere systemen onder ERP te hangen? Daar gaan wij naar kijken, want POS is precies hetgene wat antwoord geeft op al deze vragen.

Een POS-systeem onder ERP

POS-systemen voor winkels zijn in de loop van de tijd veel veranderd. In het tijdperk van de digitale transformatie zijn ze bijzonder belangrijk. Daarom willen POS-systemen nader bekijken, inclusief de voordelen en mogelijke functies en toepassingsgebieden. Eerst moet echter worden gedefinieerd wat een POS-systeem is.

Wat is een POS-systeem?

De drie letters ‘POS’ worden gebruikt als acroniem voor ‘point-of-sale’. In enkele gevallen staan ze ook voor ‘point of service’. Van origine was de POS alleen de plaats waar de kassa in een winkel stond. Tegenwoordig wordt dit gecreëerd door POS-systemen. Moderne kassa’s kunnen veel meer dan alleen het betalingsproces ondersteunen, zelfs als dit nog steeds het hart van een POS-systeem is. In de loop der jaren zijn POS-systemen steeds meer een belangrijk knooppunt geworden in bedrijven. Niet in de laatste plaats om te kunnen blijven voldoen aan de hoge klantverwachtingen van ons digitale tijdperk.

Point-of-Service

Over het algemeen kan geen duidelijk onderscheid worden gemaakt in de betekenis van point-of-sale en point-of-service. In principe bedienen point-of-sale-systemen echter het verkoopproces, terwijl point-of-service-systemen het hele proces van bestelling tot verwerking en facturering of ontvangst dekken.

POS en ERP

Bedrijfssoftware zoals een POS-systeem kan alleen tot volle ontplooiing komen als het zo volledig en naadloos mogelijk kan worden geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur van het bedrijf. De koppeling met het eigen ERP-systeem als hart van de IT-infrastructuur speelt daarbij een centrale rol. Een koppeling met een CRM-systeem, waarin alle belangrijke klantgegevens zijn opgeslagen, kan ook helpen om een completer beeld van de eigen klanten te creëren, aan hun wensen te voldoen en hen te voorzien van op maat gemaakte, gepersonaliseerde aanbiedingen.

Voordelen van een POS-systeem

Het gebruik van een point-of-service of point-of-sale-systeem kan veel voordelen opleveren voor bedrijven in de detailhandel. Met POS-systemen kunnen bedrijven meerdere klanten tegelijkertijd volledig bedienen en een moderne gebruikerservaring (UX) bieden. De belangrijkste voordelen van een POS-systeem zijn:

• gepersonaliseerde klantervaringen;

• 360° zicht op gasten en klanten;

• Maken en uitvoeren van analyses voor winstgevende aanbiedingen, verhoging van de winstmarges;

• Voorkomen van verliezen door softwarewaarschuwingen bij afwijkingen en

• Back-up van klantgegevens.

Door gebruik te maken van een volledig geïntegreerde oplossing uit de cloud kunnen bedrijven hun klanten ook de mogelijkheid bieden om via mobiele apparaten te betalen; zoals tabletten en mobieltjes.

Functionaliteiten van een POS-systeem

Talrijke op de markt beschikbare POS-systemen kunnen met behulp van extra componenten worden opgewaardeerd tot volledige POS-systemen. Deze omvatten meestal functies uit de volgende gebieden:

• Bestelproces;

• Klantspecifieke werkprocessen die verder gaan dan het bestelproces zelf (bijvoorbeeld tafelreserveringen in restaurants);

• Orderverwerking (bijv. afdrukken van de werkbon);

• Uitbenen en

• Implementatie van de principes voor datatoegang en controleerbaarheid van digitale documenten

De zoektocht naar ERP-software

In de huidige ERP-softwaremarkt zijn er veel verschillende leveranciers die zich allemaal specialiseren op specifieke sectoren. Zo is er bijvoorbeeld ook ERP-software voor groothandels. Om u op weg te helpen met wat een leverancier kan bieden, willen wij er een uitlichten, namelijk Torza.

Het ERP-systeem van Torza maximaliseert de productiviteit van organisaties, beheerst kosten en voldoet aan klantwensen. Het systeem brengt alle logistieke, financiële en administratieve gegevens onder in één centraal systeem. Dit zorgt voor flexibiliteit en snelheid binnen uw organisatie.